[스마트 워크] 1-1 시간 관리법 - 자동화

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• 살면서 한 번이라도 다음과 같은 생각을 한 적이 있나요?
• 할 수 있는 양보다 더 많은 일을 한다.
• 계약된 업무 시간에만 일하면 절대로 마감일을 맞출 수 없다.
• 지금 하는 일이 고용 계약서에 없었던 것 같다.
• 많은 사람들이 나에게 도움을 요구하지만 나는 상대방에게 부탁을 잘 하지 않는다.

이 중에서 하나라도 해당이 된다면, 잘 오셨습니다. 저도 저런 생각을 자주 했으며, 해결책을 찾으려고 노력도 많이 했습니다. 다시 말해 내 시간을 효율적으로 쓸 수 있는 방법을 찾으면, 마감일 전에 일을 끝낼 수도 있을 것이고 휴식 시간까지 가질 수도 있는 것입니다.

 

 

 

그래서 제가 해결책을 찾았냐고요? 네, 그리고 여기서 그 해결책을 여러분에게 소개하려고 합니다. 제 시간을 깎아먹는 일이지만, 이렇게 글로 남김으로써 저도 다시 한 번 해결책을 생각해볼 수 있고, 평생 사용할 수 있기 때문에 괜찮습니다. 그럼 바로 시작할게요.

스마트 워크

1-1 시간 관리법 - 자동화

첫번째 해결책은 자동화입니다. 네, 말 그대로 하는 일을 자동화 시키는 것이지요. 하지만 주의하셔야합니다. 어떤 일들은 자동화했다가 문제가 생길 수도 있어요. 자동화의 좋은 예와 나쁜 예를 보면서 같이 알아볼까요?

좋은 예는 주로 컴퓨터 세상에서 이루어집니다. 저는 출근 하면 가장 먼저 하는 일이 있는데, 바로 엑셀 자료를 분석하기 쉽게 고치는 일입니다. 구체적으로 말하자면,

• 필요없는 행 지우기
• 필요없는 자료 걸러내기 - 필요한 자료를 새 워크시트에 붙여넣기. 원본 자료는 필요할 수도 있으니 따로 보관하기
• 엑셀 함수를 써서 자료를 수치화하기 - 대표적으로 =countif() (이 함수에 대해 알고싶다면?)
• 파일 새 이름으로 저장하고 오늘 날짜로 이름 바꾸기
• 기존 파일 지우기

이상이 제가 매일 아침 하는 일입니다. 어렵지는 않지만, 많은 클릭과 함수, 복사와 붙여넣기가 필요합니다. 그래서 하루는 이 과정을 자동화 하기로 결심했습니다.

엑셀 자동화에는 두가지 방법이 있습니다: 매크로와 VBA (비주얼 베이직 for Application). 매크로는 엑셀 안에서 사용자의 행동(행 삭제, 복사, 붙여넣기 등)을 기록하여, 필요할 때마다 그대로 따라하는 것입니다. VBA도 기본적으론 똑같지만 더 많은 것을 할 수 있습니다. 다만 VBA는 스크립트 언어로 컴퓨터 언어에 대한 기본적인 지식이 필요할 수 있습니다.

저는 컴퓨터를 배우긴 했지만 VBA는 처음 써봤습니다. 걱정이 되었지만 다행히도 매크로가 사실 VBA를 기본 원리로 사용하는 기능이라는 걸 알아냈습니다. 매크로로 행동을 기록할 때 실제로는 VBA 스크립트 형식으로 기록한다는 것을 발견한 것입니다. 이걸 이용하면 스크립트 언어를 몰라도, 매크로로 행동을 기록하고 약간의 수정을 더해 제가 원하는 자동화를 쉽게 만들 수 있었습니다. (여긴 컴퓨터 강좌가 아니기에 더 자세히 들어가지는 않겠습니다.) 그 이후로 저는 매크로만 실행해서 위의 모든 일들을 1분 안에 끝낼 수 있게 되었습니다.

이게 바로 좋은 예제입니다. 왜 그런지는 잠시 후에 말씀드릴게요. 먼저 나쁜 예도 한번 보시죠.

매일 아침 저는 그 날 회의 알림 이메일을 회의 참석예정자들에게 보냅니다. 이것을 자동화 시킨다고 하면, 컴퓨터가 회의 장소와 시간을 파악해서 회의 정보를 참석예정자들에게 보내게 하는 방법이 있겠네요.

 

편해보이지만 이게 나쁜 예제라고 생각합니다. 이런 사람들 간의 의사소통은 그래도 직접 하는 게 낫다고 생각하기 때문인데요, 이메일로 회의 시간과 장소만 보내는 것보다 회의 주제와 의견을 덧붙여서 보내는게 더 전문성이 있어 보이지 않나요? 그리고 이렇게 이메일을 작성하면서 회의가 어떤 식으로 흘러갈지 미리 생각해볼 수 있기 때문에, 회의에서도 돋보일 수 있는 방법이 될 것입니다.

이제 왜 좋은 예가 좋은 예였는지 알려드릴게요. 좋은 예는 사람들 간의 의사소통이 전혀 없고, 또한 지식 면에서 아무런 발전을 가져다주지 않습니다. 또한 많은 단계가 있기 때문에 실수하지 않는 것도 중요합니다. 나쁜 예는 그리 단계가 많지 않고, 자동화하지 않음으로써 회의를 준비할 수 있는 여지를 주는 데다가, 의사소통이 들어가있기 때문에 직접 하는게 더 좋은 것입니다.

이 예를 통해 자신의 일 중에서 자동화 할 수 있는 것을 찾아보세요. 굉장히 많은 시간을 절약할 수 있을 것입니다.